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Word文档编辑时常见的错误操作
来源:本站整理  作者:佚名  2013-09-10 09:18:58

    用Word写文章排版,这对于一般人来说是一件太容易的事情,只要会录入汉字,能分出段落和留出段前空格,插入想要的图片,一篇像模像样的文章就产生了。然而,就在像模像样文章产生的同时,一些影响效率的不良排版习惯也在不知不觉中养成了。本文就用户在用Word或WPS排版过程中经常犯的一些“畸形”排版操作法列举几例,希望大家引以为戒,有则改之,无则加勉。

    (1)缩进对齐技巧
    笔者常常会收集一些Word或WPS写的文档,文章版式看起来像模像样,而一旦发现其中有错误,需要改正的时候,问题就来了—当你将文章的字体整体调整到更大一号的时候,你会发现每个段落的开头并不是空两格了,有时候多余两个汉字位,有时候少于两个。当你在文章的大标题、小标题文字上做修改,增加或删除了内容之后,你会发现,标题不是太靠前,就是太靠后了。

    这是为什么呢?原来是空格犯错。这些用户均是用空格作为“万能武器”来应对段落缩进和标题居中的问题。知道症结所在,就不难找到解决的办法了。

    若是使用WPS 2012,先通过“开始”按钮选择“段落”分组右下角的小箭头图标,激活“段落”设置窗口;在“度量值”下右侧下拉列表中选择度量单位为“字符”,“特殊格式”一项选择“首行缩进”,“度量值”选择为2,选择之后按“确定”,如图1所示。这样设置之后,每个自然段在回车之后就会自动空两个汉字的位置,不用人为去输入首行空格了。

    标题居中、段落左右对齐也不用很麻烦地每次都去人为地设置,也有更省事的办法:仍然到“段落”设置窗口,依次在“常规”一组的“大纲级别”下拉列表框中选择“正文”“1级”“2级”...... “9级”,然后分别设置左侧的“对齐方式”,对于正文我们选择“左对齐”或“两端对齐”,而对于1到9级标题,通常版式是选择“居中对齐”,如图2所示。这样设置之后,当你输入各级标题或正文并应用了这种样式后,各自的对齐便自动完成,不需要人为去设置或调整了。

    (2)分隔排版技巧
    一次下载了一本维修资料,在第一章中发现有一段内容重复,删除之后,发现第二章主动跑到第一章的页面来凑热闹,以后各章均有向前移位的现象。分析一下,整理者划分章节用的是笨办法—用反复回车的办法换页来实现章节划分的,因此才引出这么多麻烦。其实只要正确使用分页和分节的技术,问题就迎刃而解了。

    使用Word 2007或WPS Office2012的用户,只要选择“页面布局”选项卡,执行“分隔符→分页符”命令,或者按下快捷键组合“Ctrl+Enter"。若使用Word 2003,只需执行“插入→分隔符→分页符”命令,插入一个分页符号,作为文章自动换页的标志。这样,如果以后对该文档作了任何编辑修改,无论增删多少内容,都不会发生后面的章节窜到前面章节页面的情况了。

    通过类似的方法,还可以进行分栏、自动换行、文章分节等特殊符号的插入。通过这些符号,我们的文档在排版打印时就能按规矩自动排版,不用再人为干预,如图3所示。

    【提示】分隔符号作为一种特殊的不可打印的格式标记,一般情况下不会显示在文档窗口中。我们可以根据需要让其显示出来:在Word2007编辑环境下,在选项卡一栏内的空白处单击鼠标右键,执行“自定义快速访问工具栏”命令,接着选择“显示。显示所有格式标记”命令并确定。仍在使用Word 2003的用户,通过执行“工具→选项→视图→格式标记”命令,匀选“全部”复选框。WPS 2012使用者直接点击“开始”选项卡页面下的“显示/隐藏编辑标记”按钮,就可以显示出文中所有的分隔符号格式标记。

    (3)版面竖排技巧
    有次下载了篇维修资料,由于其中涉及到竖排版式,文字排列顺序与Word默认的先左后右的方式有很大不同,整理者用反复按空格再结合回车的办法来实现段落的排版和对齐。这样就产生了竖向对齐的困难。实际上,Word中有现成的方便办法可以解决古文格式排版问题。

    第一种方法:用文字方向来设置竖排。以Word 2007为例,选中需要设置竖排的文字段落,然后点击右键,在弹出的菜单中选择“文字方向”命令,然后选择“文字方向”设置页面中文字方向样式中间的一种竖排方式,右侧出现竖排效果预览,如图4所示,我们可以看到类似于古书竖排的方式,点击“确定”按钮即可看到竖排效果。设置好竖排效果后,我们仍然可以像横排那样设置字体和行列等属性。

    第二种方法:用文本框来设定局部竖排。直接在版面文字上设置竖排效果,不利于调整竖排文字在版面中的位置。这时,我们可以借助于文字框来设置竖排效果。

    以WPS文字2013抢鲜版为例。依次选择“插入升文本框斗竖向文本框”,弹出空白文本框,将文字内容粘贴或录入到其中,竖排的效果马上就显示出来了。选中文本框,选择右键菜单中的“设置对象格式”,在弹出的“设置对象格式”窗口中切换到“文本框”选项卡,选中“允许文字随对象旋转”和“文字在自选图形中换行”,确定之后,通过文本框的旋转句柄,即可连同文本框和其中的文字实现任意角度旋转,如图5所示。将设置好的文本框移动到文章的任意位置,可实现竖排文字在整个文档中的版面灵活调整。

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